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文/北京集佳知識產(chǎn)權代理有限公司 王秀青
引言：工作接觸中了解到，企業(yè)實際的知識產(chǎn)權管理工作有些是商標、專利、版權集中一個部門管理，有些是分部門管理。本文討論的不是負責商標的某個人的工作職責，而是企業(yè)負責商標管理工作的“崗位”應具備的職責探討。每個企業(yè)根據(jù)商標工作與自身經(jīng)營的重視程度不同，崗位匹配的人員亦有不同，可能是“半個人”、可能是“一個人”、可能是“幾個人”。由于條件所限，筆者并未針對大量企業(yè)進行實地調研，在此筆者只是根據(jù)日常工作中，與企業(yè)商標崗位的溝通以及自己對于商標管理崗位職責的理解，對于商標管理崗位應具備的工作內容進行歸納總結。以下所總結的企業(yè)商標管理工作存在的問題，也許有失偏頗，旨在探討。根據(jù)了解存在的問題，根據(jù)工作經(jīng)驗所列出的商標崗位職責的內容，不可能覆蓋到所有企業(yè)類型，僅從部分匹配功能以點帶面，希望引出更多與企業(yè)經(jīng)營市場層面有關的崗位職責探討。
一、企業(yè)商標管理存在的問題
1. 商標管理意識缺失，商標“裸奔”潛在法律風險
大部分企業(yè)的商標管理崗位主要工作重點仍然只是商標的基礎申請及相關的基本法律事務處理，遠沒有與企業(yè)的經(jīng)營和市場戰(zhàn)略相結合，上升到企業(yè)戰(zhàn)略管理層面，并未與企業(yè)市場戰(zhàn)略、品牌戰(zhàn)略進行匹配服務。對于商標工作要前置到產(chǎn)品市場之前，一部分企業(yè)遠遠沒有達到，往往是產(chǎn)品上市了，商標被搶注了，或者產(chǎn)品名字經(jīng)查詢已經(jīng)有在先商標，繼續(xù)使用有侵權風險，抑或是產(chǎn)品名稱本身不符合商標法規(guī)定的注冊要求，很難注冊成功等等各種情況出現(xiàn)，總之是商標在未注冊的情況下，先在市場上“裸奔”，這類企業(yè)很容易使商標管理流于形式，給企業(yè)帶來侵權法律風險。
還有些企業(yè)即使商標注冊成功，在商標實際使用中缺乏系統(tǒng)的針對性管理，出現(xiàn)商標不規(guī)范使用，或者大量使用卻不能提供有效的使用證據(jù)，導致商標被工商查處罰款或者被撤銷。
2. 缺乏商標管理制度，流程制度流于形式難以落地
少部分企業(yè)制定了商標管理制度，但實際落地與制度規(guī)定一致的少，出現(xiàn)“落地難”的現(xiàn)象。商標運營納入企業(yè)管理范疇的企業(yè)就更少，致使商標功能的利用率不高，商標事務流程缺乏連貫性，規(guī)范性，經(jīng)常難以應對出現(xiàn)法律問題后的證據(jù)提供需求。
3. 商標崗位管理不明確，商標管理不能配合市場發(fā)展
大部分企業(yè)商標管理未形成慣性，崗位職責不清，導致商標工作缺乏組織保障，在企業(yè)經(jīng)營過程中，商標管理未能起到配合企業(yè)市場發(fā)展，增強企業(yè)競爭力的應有作用。
二、針對存在的問題，企業(yè)應設置的商標崗位職責
1、建立商標管理制度
制定《商標管理制度》、明確《商標管理流程》是商標管理最基礎的工作，首先明確商標管理人員職責。
2、完善商標事務流程
根據(jù)商標申請需求，走審批流程，查詢后設計標樣進行注冊申請
確定申請主體、商品范圍等；商標查詢，知曉是否存在在先權利沖突，并根據(jù)商標查詢結果調整申請方案確定。顯著性強的申請標識（可能會委托設計公司，如委托設計公司要簽訂委托設計協(xié)議并約定版權歸屬。）
遞交商標申請
如果是企業(yè)自己申請，需要擬好申請書；如果是委托代理機構申請，則需要事先進行代理機構的考察，選擇代理機構，與代理機構簽訂委托合同，之后對代理機構代理商標申請的事項進行全程的監(jiān)督與跟蹤，及時與代理機構協(xié)調溝通，準備好相關的證明材料，如營業(yè)執(zhí)照復印件等。
申請過程中的異常狀態(tài)監(jiān)控
如申請下發(fā)補正意見，則應根據(jù)意見進行修改；如申請遭遇駁回或遇到他人提出異議，則應根據(jù)審查動態(tài)與專業(yè)的商標非訴律師溝通討論決定是否申請復審，如何進行異議答辯，并準備復審、異議答辯所需要的證據(jù)證明材料；以上事宜如需代理機構代理相關事宜，還需要考慮簽訂委托合同。
商標申請過程的請示及溝通
隨時向自己崗位上級報告商標申請進度以及出現(xiàn)的狀況，并給出建議請求指示，做好本單位與代理機構之間的溝通和協(xié)調
材料存檔
以上所述程序和內容所涉及的所有材料均應做好歸檔備案，供日后查找使用。如委托設計，則需要委托函或合同書等所有材料包括向上級的請示函均應存檔可查，此階段的存檔材料對于證明商標“血統(tǒng)”至關重要，日后如有糾紛產(chǎn)生，就需要提供商標設計的原始證據(jù)材料。
3、規(guī)范和監(jiān)督商標使用
規(guī)范商標使用，避免不正確使用。對于負責商標使用部門的相關人員進行商標培訓，講解商標的正確使用方式、告知不正確使用的隱患及后果等。
注冊商標標識的印制和管理。標識印制如需和其他單位或企業(yè)合作（如模具、包裝等），則要簽訂合作合同。標識的管理應由主管部門統(tǒng)一執(zhí)行，其他部門或企業(yè)未經(jīng)準許不能私自印制。
監(jiān)督商標的使用過程，糾正不規(guī)范使用。有不規(guī)范的地方應及時指出，并予以糾正。
定期保存商標使用證據(jù)，預防商標被撤銷。監(jiān)督規(guī)范使用過程中，應每年收集商標使用證據(jù)，應對可能出現(xiàn)的商標被以“三年不使用”風險撤銷。
4、商標運營及檔案管理
商標許可給他人使用的，應負責簽訂許可協(xié)議，有償或無償均應在協(xié)議中明文規(guī)定。
商標信息有變更的，例如注冊人名義、地址等，應及時到向商標局遞交變更申請并做好備案。
如有商標到期應續(xù)展，則應及時向商標局遞交續(xù)展申請，如有商標到期計劃不再使用而不續(xù)展的，應及時停止使用廢棄的商標標識，并做好備案工作。工作中曾出現(xiàn)市場部門使用未經(jīng)續(xù)展的注冊商標，并標注注冊標記，被工商部門處罰的案例。
商標有轉讓、受讓，以及其他需要簽訂合同等情形，應負責簽訂轉讓或受讓協(xié)議；受讓他人商標專用權的，也應該做好權利的轉移工作，負責和對方溝通，確保權利的唯一性、合法性等。
商標檔案對于應對可能出現(xiàn)的商標糾紛，著名商標評選等工作的材料支撐至關重要。商標檔案管理不應僅僅是書面文件和照片存檔，應嚴格按照法律意義上的“證據(jù)”進行分類統(tǒng)計，紙件和電子版雙重存儲，最好能有商標電子管理系統(tǒng)與企業(yè)OA管理系統(tǒng)對接，可以做到分類存儲，靈活調取。
筆者服務的客戶，就有憑借多年前與設計公司簽訂的設計合同，設計公司設計手稿，設計圖樣的報紙上的版權聲明等證據(jù)，贏得了自己很重要的商標注冊案例。如沒有完善的檔案管理工作，是很難找到十幾年前的原始證據(jù)的。
5、積極進行商標推廣與宣傳
配合商標策劃部門制定商標推廣策略及計劃，包括推廣形式、合作對象、推廣期限、人員職責、所需經(jīng)費等。
向上級報告策劃內容，并和其他相關部門（如銷售部等）溝通，必要時可配合其他部門制定聯(lián)合推廣計劃。
和外部單位合作進行商標推廣，應負責和外部單位的談判和溝通，簽訂合作協(xié)議，推廣所需的商標標識（如視頻版、平面印刷版、數(shù)字格式版、與產(chǎn)品結合等）應提前準備妥當。
6、信息更新與培訓
商標管理人員必須經(jīng)常與政府商標管理部門和相關協(xié)會保持聯(lián)系，接受專業(yè)指導，掌握商標政策法規(guī)，了解商標信息，提高商標管理水平。在接受外部培訓充實自己的同時也應該向企業(yè)內其他部門提供有關商標的法律咨詢和組織培訓。
結語：企業(yè)商標管理人員在進行商標管理過程中不應只把“商標管理崗位”看成只負責商標工作的單一法律服務部門或者商標申請注冊部門，還應具備企業(yè)經(jīng)營思維，讓商標工作融入企業(yè)經(jīng)營過程，不僅商標申請，注冊工作前置于市場行為，而且還要能將商標工作與企業(yè)的生產(chǎn)，銷售行為相結合，既能滿足法律注冊要求，又能滿足產(chǎn)品宣傳需求。企業(yè)商標管理人員日常工作中還應該不斷的擴大交流，及時的吸取其他企業(yè)的先進管理經(jīng)驗，這樣才會使管理水平不斷提升，所以商標管理崗位職責并非固化不變，應是隨著企業(yè)經(jīng)營需求動態(tài)調整，以能更好的匹配企業(yè)經(jīng)營需求。能具備企業(yè)經(jīng)營的大格局，擔當站在企業(yè)經(jīng)營的角度輔助企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，完善并利用好企業(yè)商標管理崗的職責，站得高，看得遠，任重而道遠
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